Suivi des dépenses de flotte
Le suivi des dépenses de flotte, sans tableur.
Carburant, réparations, assurance, péages, stationnement, contraventions : chaque coût de vos véhicules arrive au même endroit, rattaché au bon véhicule. Les conducteurs prennent leurs reçus en photo, l’IA les lit, et vous voyez ce que coûte vraiment chaque véhicule, par mois et par kilomètre.
Le problème
Pourquoi les coûts d’une flotte sont difficiles à voir
Les reçus arrivent tard, ou jamais
Les conducteurs gardent le papier dans la boîte à gants, envoient des photos floues ou remettent une pile en fin de mois. Les coûts tombent dans la mauvaise période, ou nulle part.
Le tableur ne suit pas
Quelqu’un saisit chaque montant à la main, l’associe à un véhicule et corrige les erreurs de frappe. Avec dix véhicules, c’est une corvée. Avec cinquante, c’est un emploi à temps partiel.
Les totaux cachent le problème
Un total mensuel vous dit que les dépenses ont augmenté. Il ne vous dit pas quel véhicule, quelle catégorie ou quelle équipe en est responsable.
Comment ça marche
Du reçu au rapport en trois étapes
- 01
Capturer
Le conducteur photographie le reçu ou la facture dans l’app CarFai, juste après avoir payé.
- 02
Extraire et classer
L’IA lit le montant, le fournisseur, la date et la catégorie, puis classe le coût sur le véhicule attribué au conducteur.
- 03
Vérifier et rapporter
Les gestionnaires voient les coûts par véhicule, par équipe et par période, et les exportent pour le comptable.
Ce que vous obtenez
Chaque coût, sur le bon véhicule
Coût par véhicule et par km
Toutes les dépenses regroupées par véhicule, avec une vue du coût au kilomètre pour comparer équitablement des véhicules d’âge et de kilométrage différents.
Dépenses par catégorie
Carburant, entretien, assurance, stationnement, péages et contraventions, ventilés par période pour voir ce qui pèse sur le budget.
Classement des coûts
Les véhicules qui coûtent le plus, classés. Repérez celui qui dérive avant qu’il ne devienne un problème budgétaire.
Détail ligne par ligne
Les factures sont lues jusqu’à la ligne de détail : une facture de réparation montre les pièces et la main-d’œuvre, pas seulement un total.
Exports pour votre comptable
Exports PDF et CSV par période, par véhicule ou par catégorie, prêts pour la tenue de livres et la période des impôts.
Accès en lecture seule pour la finance
Le rôle Lecteur permet à un comptable ou à un auditeur de consulter les chiffres sans pouvoir les modifier.
Les questions des gestionnaires de flotte
Quelles dépenses CarFai peut-il suivre ?
Tout ce qui a un reçu ou une facture : carburant, réparations, entretien, assurance, immatriculation, stationnement, péages, contraventions et pièces. Chaque dépense est classée sur un véhicule et dans une catégorie.
Avons-nous encore besoin d’un tableur ?
Non. Les coûts sont saisis, classés et totalisés dans CarFai. Si votre comptable travaille dans un tableur, exportez la période en CSV.
Comment le coût par km est-il calculé ?
CarFai divise les coûts d’un véhicule sur une période par les kilomètres parcourus, pour comparer équitablement une fourgonnette qui roule beaucoup et une voiture qui roule peu. Notre guide sur le coût par kilomètre détaille la méthode.
Les conducteurs voient-ils les coûts des autres véhicules ?
Non. Les conducteurs ne voient que les véhicules qui leur sont attribués. Les gestionnaires voient leur équipe, et les propriétaires et administrateurs voient toute la flotte.
Est-ce compatible avec nos outils comptables ?
Les rapports s’exportent en PDF et en CSV, des formats que tout comptable et tout logiciel de comptabilité peuvent utiliser.
Guides associés
Autres fonctionnalités flotte
- L’entretien de flotte planifié à partir de l’historique réel.
- Les reçus de carburant, saisis sur la route et classés automatiquement.
- Tous les documents de vos véhicules au même endroit, avec un rappel avant l’échéance.
- Des rapports de flotte qui répondent à vos questions, pas seulement des totaux.
- Une app que vos conducteurs utiliseront vraiment, et une flotte qui reste la vôtre.
- Vue d’ensemble flotte
Voyez ce que coûte vraiment chaque véhicule.
Commencez avec vos propres véhicules et vos propres reçus. Des forfaits pour les flottes de 3 à plus de 200 véhicules.
