En una empresa de servicios, reparto o alquiler, cada vehículo genera decenas de recibos al mes: combustible, cambios de aceite, neumáticos, reparaciones, estacionamiento. La mayoría acaba en la guantera, en el bolsillo de una chaqueta o en un correo que nadie encuentra. El resultado: gastos que no puedes asignar al vehículo correcto, impuestos que no recuperas y horas perdidas al final de cada trimestre.
Este es un método sencillo para que cada recibo llegue a su sitio.
Qué debe mostrar un recibo
Para la gestión, un recibo útil te dice:
- quién vendió (el nombre del proveedor);
- cuándo (la fecha);
- cuánto (el total y los impuestos pagados);
- para qué vehículo (anótalo tú: número de unidad o matrícula).
Para recuperar el impuesto sobre las ventas (IVA o equivalente), la factura suele tener que incluir datos adicionales, como el número de identificación fiscal del proveedor. Los requisitos varían según el país: tu contador puede decirte cuáles se aplican.
Cuánto tiempo conservarlos
La mayoría de las administraciones tributarias exigen conservar los registros y comprobantes durante varios años, a menudo entre 3 y 10 según el país y el tipo de documento. Comprueba el plazo que te corresponde con tu contador o con la administración tributaria.
Las copias digitales suelen aceptarse, siempre que sigan siendo legibles e íntegras durante todo el plazo de conservación.
Un detalle práctico: los recibos impresos en papel térmico (la mayoría de los recibos de combustible) se borran en pocos meses. Una foto tomada el mismo día suele ser más fiable que el original.
Un método en 5 reglas
1. La foto en el momento de la compra
La regla que lo cambia todo: el conductor fotografía el recibo antes de salir de la gasolinera o del taller. No al final de la semana, no "cuando tenga tiempo". Un recibo fotografiado al momento ya no se pierde.
2. Cada gasto asignado a un vehículo
Un gasto sin vehículo no sirve para la gestión. Identifica cada vehículo con un número de unidad sencillo (V-01, V-02…) o con su matrícula, y asegúrate de que cada recibo quede vinculado a él.
3. El kilometraje en cada carga
Aprovecha cada carga de combustible para anotar el kilometraje del odómetro. Es el mejor momento, y es lo que luego te permite calcular el costo real por kilómetro.
4. Una revisión semanal
Diez minutos a la semana bastan para detectar los huecos: un vehículo sin recibos de combustible desde hace 10 días, una factura de reparación sin vehículo, un monto inusual.
5. Una exportación por periodo para tu contador
Al final de cada mes o trimestre, envía a tu contador una exportación por vehículo y por categoría (combustible, mantenimiento, reparaciones, seguro…) con los comprobantes. Para él es mucho más rápido que una caja de recibos sueltos, así que te cuesta menos.
Las tarjetas de combustible ayudan, pero no bastan
Una tarjeta de combustible por vehículo simplifica el seguimiento del combustible. No lo cubre todo: las reparaciones, los neumáticos, el mantenimiento en un taller independiente o los gastos urgentes pagados con otra tarjeta también hay que registrarlos. La regla de la foto se aplica a todo lo que no pasa por la tarjeta.
¿Y cuando un conductor se va?
Si los recibos viven en el teléfono o el correo personal de un empleado, se van con él. Los documentos deben pertenecer al vehículo, y por lo tanto a la empresa. Lee nuestra guía: conservar el historial de un vehículo cuando cambian los conductores.
Hacerlo de forma automática
Con CarFai para flotas, los conductores fotografían sus recibos y facturas en la app. La IA extrae el monto, la fecha, el proveedor y la categoría, vincula el gasto al vehículo, y cada documento queda guardado con el vehículo. Después exportas los informes en PDF o CSV para tu contador.
Esta guía ofrece orientaciones generales y no sustituye el consejo de tu contador.